Profesyonel proje yönetimi verimliliği artırır.

Tebis Danışmanlık ve Josef Hofmann Modell- und Leuchtentechnik GmbH’nın ortak çalışması


Josef Hofmann Modell- und Leuchtentechnik GmbH, model tasarımı ve aydınlatma teknolojileri alanında, özellikle konstrüksiyon, kalıp tasarımı, prototip oluşturma, yüzey işleme ve küçük seri üretiminde hizmet vermektedir. Şirket, bütün ürünlerini  aynı tesiste üretmekte ve “en yüksek kalitede, düşük maliyete ve garanti edilen süre zarfında" teslim etmektedir. Bu üretim ve teslim kalitesinin sürekliliğini sağlamak için, siparişlerin profesyonel bir şekilde işlenmesi gerekmektedir.
2015 yılında, şirket sahibi ve genel müdürü Andreas Hofmann proje etkinliğini ve verimliliğini artırmak amacıyla Tebis Danışmanlık’tan destek talep etmiştir. Talebi müşterilerine uzun vadeli randıman ve verimlilik garanti edebilmekti. Tebis İşlem Uzmanlarının derin pratik bilgisi Bay Hofmann’ın bu seçiminde çok önemli bir role sahip oldu.

İyileştirme potansiyeli
Tebis Danışmanlık’ın ilk görevi, proje yönetim yöntemlerini kullanarak belirli müşteri projelerinin işleyişini  güvence altına almak ve profesyonel, kapsamlı bir proje yönetimi tanımı için ön hazırlıkları yapmak oldu. Tebis uzmanları, Hofmann firmasındaki  çalışmalarına bir güncel  durum analizi ile işe başladılar. Analiz sonucunda, müşterilerle sözlü ve yazılı  iletişimde eksiklikler, birçok sipariş içeriğinin net olarak belirlenmemesi, dışarıdan alınan parçaların yanlış şekilde hesaba geçirilmesi gibi konularda iyileştirme potansiyeli olduğu ortaya çıktı. Bu zayıf noktaların arkasında yatan sebepler, diğer unsurların yanı sıra, standartların ve organizasyon yapılarının eksikliği, proje içindeki belirsiz rol dağılımı ve proje şeffaflığının eksikliğiydi. Tebis İşlem Uzmanları, Hofmann firmasındaki profesyonel proje yönetimi  için bir konsept geliştirmenin yanı sıra şirket-içi prosedürler ve proje çalışmaları  için de yöntemler ve şablonlar hazırladılar. Bununla beraber, şirketin stratejik hedeflerini de dikkate aldılar.

 Modellerin ölçümü

 

Geleceğe yönelik proje yönetimi
Tebis Danışmanlık, şirketin ihtiyaçları doğrultusunda, şirkete özel  olarak uyarlanmış bir proje yönetimi altyapısı  hazırlamak için, gerekli bilgileri topladı ve şirket çalışanlarıyla paylaştı. Proje yönetimi hakkında bilgi aktarımı yoluyla Hofmann firması çalışanlarının gerekli standartları ve prosedürleri benimseme oranı artırıldı. Projenin ilk aşaması böylece başarılı bir şekilde tamamlanmış oldu. Aynı şekilde bir sonraki etapta, projenin ikinci aşaması olan “proje yönetimi konseptinin uygulanması” da başarılı olarak tamamlandı. Bu sözü geçen ikinci aşamada şirket içinde bir Proje Yönetim Ofisi (PMO) oluşturmak, profesyonel bir proje yönetim yazılımı yerleştirmek, eğitimler organize etmek ve uygun yöntemlerle proje yöneticisinin proje kontrol kabiliyetini güçlendirmek amaçlar arasında yer alıyordu. Her iki proje aşaması süresince, Tebis çalışanları Hofmann firması içinden, ileride bu görevi üstlenecek olan  bir ortak proje yöneticisi ile birlikte çalıştılar. Bu pozitif işbirliği, projenin başarısında belirleyici bir faktör oldu.
 


Hofmann şirketindeki ortak proje yöneticisi Christoph Bayer


Olumlu sonuçlar
Hofmann, bugün gerçekten de siparişleri daha verimli işleyebilecek, zamanında teslim edebilecek ve müşterilerinin tam memnuniyetini elde edecek bir konuma gelmiştir. Bunun başlıca sebebi, müşteri projelerinin etkinliğinin ve verimliliğinin Tebis Danışmanlık sayesinde önemli ölçüde artırılmış olmasıdır. Siparişler ile ilgili bilgiler artık daha sorunsuz bir şekilde aktarılmaktadır. Giderler ve proje süreleri azaltılmış ve prosedürler daha şeffaf hale getirilmiştir. Andreas Hofmann, son durumu şu şekilde değerlendirmektedir: “Kısa bir süre içerisinde, Tebis AG'nin desteği ile şirketimizde profesyonel ve verimli bir proje yönetimi oluşturduk. Tebis AG'nin bizi desteklediği teknik ve organizasyonel süreç optimizasyonlarının kombinasyonu eşliğinde şirketimiz her alanda ileri gitmektedir. Bizim ihtiyaçlarımıza mükemmel şekilde uyarlanmış olan bu çözüm ile şimdi müşterilerimize gerçek bir artı değer sunabilecek konumdayiz. İleride de Tebis'e güvenmeye devam edeceğiz"
 

Ödüllendirilmiş işbirliği
Tebis ve Hofmann işbirliğinde profesyonellik profesyonellikle karşılaşıyor. Öyle ki, her iki şirketin de "Bavyera'nın en iyi 50'si" ödülü ile ödüllendirilmeleri tesadüf değil. Bu iki şirket eyaletin en başarılı şirketleri arasında yer alıyorlar. Hofmann 2014 yılında bu ödülü almıştı. Tebis ise hemen arkasından 2015 yılında ödüle layık görüldü. Bu ödül ile, Bavyera Ekonomi Bakanlığı her yıl normalin üstünde büyüme gösteren orta ölçekli işletmeleri onurlandırmaktadır.